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Digitalizar documentos em papel é muito comum, pois traz diversas vantagens, como menos utilização de papel e, portanto, menos necessidade de espaço físico para armazenamento. Além de mais agilidade para envio. Porém, mesmo com todos os benefícios, tanto para pessoas físicas, quanto jurídicas, até poucos meses atrás os documentos digitalizados não tinham validade legal.

Isso mudou em 2020 com o decreto nº 10.278/2020 que estabeleceu as normas para a digitalização de documentos físicos, públicos ou privados, para que tenham os mesmos efeitos legais dos documentos originais.

Para garantir a autoria da digitalização e a integridade do documento, quando a digitalização o documento deve, obrigatoriamente, ser assinado digitalmente com Certificação Digital.

O decreto também indica especificações técnicas para a digitalização. É exigida a resolução mínima de 300 dpi para textos, fotografias ou cartazes, e de 600 dpi para plantas e mapas. Caso o arquivo seja comprimido, deve ser realizada a compressão sem perda de qualidade.

O texto estabelece ainda, que após o processo de digitalização, o documento físico pode ser descartado, desde que não apresente conteúdo de valor histórico.

Essa inovação no brasil reduz a burocracia, simplifica o arquivamento, manuseio e a conservação de documentos, pois no meio digital não há o risco de deterioração. No entanto, é de extrema importância observar atentamente as regras e requisitos para a digitalização estabelecidos na norma.