A importância da gestão de documentos

O gerenciamento eficiente de documentos evita atrasos na conclusão das tarefas e garante o acesso rápido à informação, além de promover melhorias na qualidade de atendimento ao cliente através da identificação ágil e objetiva dos arquivos.
Muitas empresas ignoram a importância da gestão de documentos, e por esse motivo, cometem falhas cruciais nas etapas de planejamento e execução dos serviços, sejam eles técnicos ou administrativos.

A digitalização é a solução mais eficaz contra perdas e extravios de documentos físicos, porém, muitas empresas ainda realizam a gestão dos seus arquivos somente no formato impresso que possui alto risco de segurança empresarial podendo gerar perdas financeiras.

Arquivar sem controle, antes de incluir os documentos nas pastas ou caixas de arquivo, é fundamental separá-los e ficar sempre de olho nas datas de emissão e de vencimento de cada documento, pois sem isso você irá virar um acumulador de papel, pois você está deixando de realizar o processo de descarte ou destruição segura dos documentos desnecessários/vencidos.

Não basta manter os documentos arquivados em salas ou depósitos. É necessário garantir a limpeza do local de arquivamento e conferir periodicamente as condições nas quais os arquivos estão guardados, tanto para checar os itens do acervo como para facilitar a identificação nos processos de busca manual para sua reutilização ou descarte/destruição.

A segurança e sigilo dos seus documentos físicos e digitais são muito importantes pois os riscos de uso indevido ou danos e até perda/furto das informações são altíssimos, principalmente com relação às versões originais de documentos e arquivos com requerimento legal e ou de processos judiciais.

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