A Lei foi sancionada em março de 2018, mas passou a valer em agosto de 2020 – valendo apenas em caráter informativo e educativo. 

Somente em 2021, que as penalidades como multas e sanções puderam ser aplicadas nas empresas que não cumprem as regras. 

A penalidade para violação de direitos dos usuários e de vazamento de dados podem chegar até R$ 50 milhões, dependendo de cada caso. 

Portanto, para evitar multas e demais complicações em decorrência do descumprimento da lei, é fundamental que os gestores fiquem atentos aos desafios que estão por vir. 

Ao longo deste conteúdo, você descobre tudo o que precisa saber sobre o assunto. Boa leitura! 

Principais desafios e oportunidades da LGPD 2022

A partir disso, fica claro que a LGPD 2022 deve ser uma prioridade para as empresas.

Por meio da conformidade com a legislação, é possível contornar os obstáculos impostos pelas normas, melhorar a imagem e reputação junto ao público, se destacar no mercado e ganhar maior competitividade.

A seguir, você consegue compreender melhor os principais desafios da LGPD e como tirar o melhor proveito deles!

Mecanismo de fiscalização

A Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANDP) é responsável por apurar o cumprimento da legislação e verificar as denúncias e montar uma estratégia para fiscalizar as companhias. 

Suporte para pequenas empresas 

A LGPD é uma norma que deve ser aplicada em todos os negócios, independente do porte ou da segmentação de atuação da empresa. 

O objetivo é auxiliar e orientar os negócios a adotarem medidas na coleta, tratamento e uso dos dados, de forma a se manter em conformidade com as normas.

Cultura de proteção de dados

As empresas que entendem a lei não como uma ação pontual e sim como uma mudança de cultura conseguem se beneficiar. 

Isso porque é possível incorporar todos os requisitos da lei na rotina da organização e em todos os processos, conscientizando os colaboradores sobre a importância de tratar os dados pessoais dos usuários de forma adequada.

Ao implementar uma jornada de transformação focada na legislação, fica muito mais fácil visualizar as informações e por onde elas transitam, quais operações e sistemas devem ser atualizados, como melhorar a segurança e como desenvolver uma gestão de riscos, entre outros.

Revisão da implementação

Mesmo que você esteja no início do processo de adequação ou já mais adiantada, é fundamental realizar a revisão de todos os sistemas e operações que utilizam dados pessoais de usuários.

Assim, é possível mapear claramente os dados mais relevantes para o seu negócio e levar em consideração essas informações na hora de atualizar sua política de privacidade, pedindo o consentimento do uso dos mesmos. 

Auditoria e governança

Ainda como desafio e oportunidade da LGPD 2022, não podemos deixar de citar a realização de processos de auditoria e de governança de dados. 

Dessa maneira, as empresas conseguem monitorar continuamente os ambientes de negócios e as cargas de trabalho, bem como a coleta, o armazenamento, o tratamento e o uso das informações. 

Docteka: A empresa de soluções e estratégias tecnológicas

Com mais de 30 anos de experiência no mercado, a Docteka se tornou referência e é uma empresa de tecnologia, com foco e expertise na gestão de documentos físicos e digitais. 

As soluções completas, permitem que cada cliente tenha serviços ajustados às necessidades.

Além disso, vale ressaltar que a Docteka é uma empresa que possui, em seu DNA, a inovação e transparência.  

Toda a equipe está focada em desenvolver projetos que realmente se tornem grandes diferenciais empresariais. 

Nós projetamos, avaliamos e justificamos os projetos com soluções tecnológicas, serviços e gestão de processos com um entendimento claro dos benefícios e impactos das soluções. 

É certo dizer que o volume de documentos cresce de acordo com o desenvolvimento da empresa e ter uma estratégia para a guarda de documentos é fundamental. 

Para tanto, é importante identificar qual o tempo exato para a guarda de cada documento, pois isso impacta diretamente na gestão dos documentos e pode desencadear até mesmo o pagamento de multas. 

Mas, como implementar essa estratégia na sua empresa? Esse é o tópico que iremos abordar a seguir, acompanhe! 

Tabela de temporalidade digital: uma estratégia mais eficiente 

A tabela de temporalidade possibilita que as empresas tenham o controle de cada ciclo de vida dos documentos. 

A meta é que cada área da empresa, independentemente do setor, assim como órgãos governamentais, tenham uma visão ampla de todos os documentos, podendo visualizar com facilidade as especificidades de cada um deles.

Com a correta estratégia de guarda de documentos evita-se o acúmulo desnecessário de papéis e, também, com o risco de se desfazer de algum documento importante, evitando autuações no caso de auditorias ou processos, como no caso de não armazenamento de notas fiscais.

Docteka: A empresa de soluções e estratégias tecnológicas

Com mais de 30 anos de experiência no mercado, a Docteka se tornou referência e é uma empresa de tecnologia, com foco e expertise na gestão de documentos físicos e digitais. 

As soluções completas, permitem que cada cliente tenha serviços ajustados às necessidades.

Além disso, vale ressaltar que a Docteka é uma empresa que possui, em seu DNA, a inovação e transparência.  

Toda a equipe está focada em desenvolver projetos que realmente se tornem grandes diferenciais empresariais. 

Nós projetamos, avaliamos e justificamos os projetos com soluções tecnológicas, serviços e gestão de processos com um entendimento claro dos benefícios e impactos das soluções. 

A pandemia mundial da Covid-19 mostrou que está mais do que na hora das empresas se reinventarem e nesse sentido a tecnologia se tornou uma grande aliada. 

Com o isolamento social, os trabalhadores tiveram que abandonar os escritórios e os processos se transformaram remotos. 

Embora os processos empresariais tenham sido moldados em torno de papéis, estamos em uma nova era, que mostra que os documentos físicos estão ficando cada vez mais para trás. 

Mas, o que irá substituir os documentos em papel? Continue a leitura e descubra! 

O que é Drip

O DRIP cria um processo digital cada vez mais automatizado para transformar a gestão de registros. 

Dessa maneira, com registros digitais, é possível acessá-los de qualquer lugar, além de dar mais um passo para a integração de sistemas e processos.

Como a maioria dos sistemas é projetado para realizar uma função específica, o gerenciamento de registros acaba ficando em segundo plano. 

Com a integração de sistemas e processos, essa função é transferida para um sistema especializado e criado para realizar a gestão de documentos de forma mais eficiente.

Se adequando às novas práticas

A melhor maneira para se adequar às novas práticas de digitalização é colocando os processos em prática. 

Para tanto, é fundamental que se diminua ao máximo o uso do papel no fluxo de trabalho. Sendo assim, o ideal é que os responsáveis digitalizem o documento assim que ele for recebido. 

Dessa forma, os profissionais terão acesso imediatamente ao documento, mas de maneira digital. 

No entanto, é importante ressaltar que os documentos podem existir no mundo físico, mas é preciso compreender que para ter uma transformação digital, é importante que haja essa mudança  e priorização. 

 A transformação para uma nova realidade

Como dito anteriormente, o isolamento social mostrou que há uma necessidade de se adequar os processos com tecnologia. 

Se o modelo tradicional de gestão de documentos baseava-se em um escritório onde se gerava, acumulava, distribuía e confiava no papel, hoje, com uma parte razoável da força de trabalho trabalhando em casa, todo esse conteúdo precisa estar disponível no momento necessário.

Porém, existem alguns elementos que podem se tornar críticos ao migrar de um programa híbrido de gestão de documentos para o DRIP, um processo totalmente digital. 

Podems destacar que o primeiro desafio é que o registro digital deve se tornar o registro oficial e assim, deixar de lado a ideia de que os documentos eletrônicos são uma cópia.

Para tanto, exige uma mudança de cultura organizacional, afinal, com raras exceções, diversas esferas públicas e privadas já reconhecem o registro eletrônico como oficial, sem que seja necessário manter sua versão física.

Além disso, a maioria dos processos de informação mais atualizados geram um original digital completo com autenticação, que pode ser uma assinatura digital.

Portanto, o objetivo é criar e reter documentos em formato digital usando bancos de documentos bem administrados. 

Por que a Docteka e não outra empresa de soluções? 

Com mais de 30 anos de experiência no mercado, a Docteka se tornou referência e é uma empresa de tecnologia, com foco e expertise na gestão de documentos físicos e digitais. 

As soluções completas, permitem que cada cliente tenha serviços ajustados às necessidades.

Além disso, vale ressaltar que a Docteka é uma empresa que possui, em seu DNA, a inovação e transparência.  

Toda a equipe está focada em desenvolver projetos que realmente se tornem grandes diferenciais empresariais. 

Nós projetamos, avaliamos e justificamos os projetos com soluções tecnológicas, serviços e gestão de processos com um entendimento claro dos benefícios e impactos das soluções. 

A Docteka é referência quando se trata de integração entre Tecnologia, Gestão de Processos e Pessoas. 

Aqui, você encontra uma equipe altamente comprometida e prontas para superar desafios com qualidade e eficiência do seu projeto.

O RH Digital é uma tecnologia que deve ser implementada de forma estratégica, em uma empresa a fim de melhorar e otimizar processos do setor de recursos humanos.

A seguir, iremos discutir o que é o RH Digital, quais são as vantagens de sua aplicação no dia a dia e iremos apontar porque a Docteka é referência no setor de soluções empresariais. Acompanhe:

O que é RH Digital

O RH é um departamento que lida diretamente com a gestão de pessoas, e é certo dizer que o setor acompanha toda a passagem dos colaboradores dentro de uma empresa.

O setor está envolvido tanto com a parte burocrática quanto com a gestão de pessoas dentro de uma empresa.

Mas, para se ter um RH Digital a empresa deve ter como meta ter um setor livre de processos físicos e sem milhares de papéis.

Sabendo disso, você deve buscar empresas que tenham soluções completas para o seu RH como fazemos na Docteka.

A tecnologia do RH Digital permite que as ferramentas tecnológicas sejam utilizadas para tornar a rotina mais fácil.

Assim, o colaborador responsável pelo setor e pela utilização do sistema, pode ter mais tempo para se dedicar a outras demandas.

Vantagens do sistema de RH Digital

Uma das maiores vantagens do sistema para o RH Digital da Docteka é a automatização e integração dos principais processos de gestão de documentos da área de RH  em um único ambiente.

A solução visa reduzir os trabalhos que antes eram feitos manualmente e com a digitalização passam a ser realizados de maneira eficiente com apenas alguns cliques.

Assim, os processos se tornam mais rápidos, reduzindo perdas e diminuindo os riscos das tarefas operacionais – o que torna o trabalho da equipe mais eficiente e muito mais estratégico.

Diferenciais da Docteka para a sua empresa

Com as soluções da Docteka, você encontra diferenciais como, por exemplo:

• Registro e controle de vagas e candidatos;
• Convites à Pré-Admissão com captura de dados mobile;
• Check-list de Compliance integrado ao prontuário;
•  Notificações de recebimento e pendências de documentos;
• Visão jurídica para processos trabalhistas;
• e-Protocolo para circulação de documentos físicos;
• Desenhador de formulários eletrônicos;
• Portal para entrega dos documentos obrigatórios para o Book do Cliente;
• API para integração com sistemas de folha e ponto;
• Tipificação e extração de dados dos documentos com OCR;
• Assinatura Eletrônica Integrada Ilimitada;
• Relatórios Gráficos e Interativos – BI;
• Controle de temporalidade e periodicidade dos documentos;
• Suporte aos candidatos através de 0800;
•  Integração com Whatsapp.

Por que a Docteka e não outra empresa?

Enquanto as demais empresas focam em recrutamento digital, outras optam por oferecer um serviço de Admissão Digital, e algumas na Gestão e Guarda dos prontuários físicos e digitais como uma solução de RH Digital.

Na Docteka esses micro-serviços são apresentados como um único produto. Portanto, atuam de forma completa e realmente tornando o setor de RH Digital.

Com mais de 30 anos de experiência no mercado, a Docteka se tornou referência e é uma empresa de tecnologia, com foco e expertise na gestão de documentos físicos e digitais.

 As soluções completas, permitem que cada cliente tenha serviços ajustados às necessidades.

 Além disso, vale ressaltar que a Docteka é uma empresa que possui, em seu DNA, a inovação e transparência. 

Toda a equipe está focada em desenvolver projetos que realmente se tornem grandes diferenciais empresariais.

Nós projetamos, avaliamos e justificamos os projetos com soluções tecnológicas, serviços e gestão de processos com um entendimento claro dos benefícios e impactos das soluções.

Somente na Docteka, você encontra integração entre Tecnologia, Gestão de Processos e Pessoas altamente comprometidas e prontas para superar desafios com qualidade e eficiência do seu projeto.

Está na hora de otimizar os processos: Fale com a Docteka!

Tornar os processos empresariais mais fáceis e ágeis é fundamental para economizar tempo e garantir o cumprimento dos prazos. 

Mas, como fazer isso com tantas demandas importantes? A resposta é simples: conte com uma empresa que apresente soluções tecnológicas.

Neste sentido, você deve conhecer a Docteka. A seguir, você irá conhecer os principais serviços que podem facilitar o dia a dia de toda a equipe. Veja:

Soluções tecnológicas e sistemas

Com diversas tecnologias, a Docteka é essencial para apoiar na gestão das informações e documentos. 

Empresários, administradores e gestores podem contar com: 

• Gestão de documentos;
• Assinatura eletrônica digital;
• Sistema RH Digital;
• Extrator de textos OCR;
• Reconhecimento facial; 
• Reconhecimento de fala. 

Soluções em Serviços e Gestão

Serviços personalizados para a gestão dos processos e na terceirização de mão de obra.

• Gestão de processos, formalização e BPO;
• Tecnologia da informação e suporte Help Desk;
• Logística e mensageria documental;
• LGPD adequação dos documentos e informações; 
• Consultoria em indicadores de gestão e Power BI.

Guarda de Documentos e Mídias

Na Docteka , com o serviço de guarda dos documentos e mídias em galpões, você encontra uma solução com padrão Internacional de Construção e Segurança Armada 24×7.

Além disso, pode contar com serviços seguros de: 

• Guarda física e digital de documentos e mídias;
• Transformação digital e digitalização;
• Destruição de documentos e mídias;
• Infraestrutura e unidades de armazenamento.

Por que a Docteka e não outra empresa de soluções? 

Com mais de 30 anos de experiência no mercado, a Docteka se tornou referência e é uma empresa de tecnologia, com foco e expertise na gestão de documentos físicos e digitais. 

As soluções completas, permitem que cada cliente tenha serviços ajustados às necessidades.

Além disso, vale ressaltar que a Docteka é uma empresa que possui, em seu DNA, a inovação e transparência.  

Toda a equipe está focada em desenvolver projetos que realmente se tornem grandes diferenciais empresariais. 

Nós projetamos, avaliamos e justificamos os projetos com soluções tecnológicas, serviços e gestão de processos com um entendimento claro dos benefícios e impactos das soluções. 

Somente na Docteka a empresa tem integração entre Tecnologia, Gestão de Processos e Pessoas altamente comprometidas e prontas para superar desafios com qualidade e eficiência do seu projeto.

Está pronto para iniciar o projeto?

Agora que você já sabe como uma empresa de soluções tecnológicas como a Docteka pode te auxiliar, você já está pronto para iniciar o seu projeto! 

Entrando em contato com a equipe da Docteka, você conta com o auxílio de profisisonais experientes que te orientarão e te ajudarão a descobrir qual a melhor solução para o seu negócio. 

Aqui, você escolhe o plano de acordo com as suas necessidades! Traga o seu desafio para a nossa equipe. 

A automação da gestão inteligente de documentos faz uso de duas tecnologias principais. OCR (Reconhecimento Ótico de Caracteres, em português) e Algoritmos Preditivos configurados para o seu negócio que permitem a validação e a interpretação dos dados extraídos gerado ações automáticas com base em fluxos de trabalhos preditivos. Tudo sendo realizado de forma automática e em questões de segundos.

Hoje em nosso dia-a-dia sempre lidamos com documentos, recebemos, enviamos, guardamos, etc. E a tecnologia IA para Gestão Documental, visa facilitar a recepção e manuseio desses documentos tudo de forma digital, evitando trabalhos operacionais repetitivos, permitindo que você consiga ter mais tempo para suas atividades estratégicas.

Por isso, recomendo a vocês conhecerem as novas tecnologias e serviços voltados a gestão de documentos com IA e a descobrir todos os ganhos que essa tecnologia pode gerar e fazer por você.

Ligue e agende uma webmeeting com um dos nossos consultores!

#docteka #inteligenciaartificial #ocr #assinaturadigital #assinaturaeletronica