Você já deve ter se deparado com um menu de restaurante no modelo QR- CODE não é mesmo?

Embora esse modelo de transformação digital cause muita polêmica, podemos observar que esse modelo está cada vez mais popular. 

Para os restaurantes transformar o seu menu tradicional em um digital é a melhor forma de reduzir os custos e claro, de acompanhar a evolução do mundo pós-pandemia. 

E por isso, podemos nos questionar: “em que nível estamos na transformação digital?”

A crise sanitária do Covid-19 acelerou o que ainda estava caminhando a passos lentos e a digitalização de documentos e das demais áreas se tornou uma necessidade para todos. 

No entanto, muitas empresas ainda se mostram resistentes e tendem a colher frutos não-maduros… 

Isso quer dizer que, para se manter competitivo no mercado é preciso se adequar às necessidades que ele apresenta. 

Pensando no seu negócio, queremos saber de você: “Em que estágio você está na transformação digital de documentos?” 

Se a sua empresa ainda lida com milhares de papéis, recebe currículos e boletos físicos saiba que isso pode ser um problema! 

A transformação digital de documentos e dos setores é uma necessidade real. Isso porque, com processos bem definidos e com a digitalização dos documentos da sua empresa, os colaboradores tendem a focar sua atenção em outras demandas. 

Além disso, você não terá que dispor de um grande local para armazená-los. 

Entender onde o seu negócio se encontra na transformação digital é o primeiro passo para estar à frente dos seus concorrentes. 

Para saber mais sobre os processos de Transformação Digital e Digitalização, fale com o nosso time através do nosso site: www.docteka.com

A transformação digital tem sido uma necessidade cada vez mais reconhecida entre os gestores. 

Isso porque, o mercado conta com diversas soluções que facilitam o dia-a-dia das empresas e tornam a gestão cada vez mais eficiente. 

A transformação digital para empresas não deve ser encarada como um custo, mas sim, como um investimento. 

Afinal de contas, você sabe quais ferramentas digitais podem contribuir, de fato, para o crescimento e otimização dos processos da sua empresa? Pois é isso que veremos no artigo de hoje! 

Continue a leitura e saiba mais sobre esse tema. 

A importância da transformação digital

Não há dúvidas de que o uso da tecnologia tem mudado consideravelmente a vida das pessoas no mundo moderno, inclusive a maneira como elas se relacionam. 

A informação circula hoje de maneira fácil e rápida, assim como o acesso a produtos e serviços, o que alterou totalmente os padrões de consumo. 

Nesse cenário, as empresas notaram a necessidade de se reinventar para acompanhar essas mudanças e atender as demandas do mercado. 

Ao contrário do que possa parecer à primeira vista, a transformação digital não se resume ao uso de recursos tecnológicos para facilitar o gerenciamento de alguns processos. 

É muito mais do que isso! Trata-se da tecnologia alterando profundamente a estrutura das organizações. 

Em vez de ter apenas uma presença superficial na instituição, as soluções tecnológicas passam a desempenhar um papel estratégico nela. 

A seguir, listamos as 5 ferramentas da Docteka que auxiliam a sua empresa. Curioso (a)? Continue a leitura e confira!

5 soluções tecnológicas e sistemas Docteka

Com mais de 25 anos de experiência no mercado, a Docteka atua com foco e expertise na gestão de documentos físicos e digitais, com soluções completas e ajustadas às necessidades de cada cliente.

Nosso time conta com:

• Sistemas que estão em constante inovação;
• Conhecimento estratégico do negócio;
• Transparência total em todas as relações;
• Experiência de mercado;
• Garantia de satisfação em todos os processos. 

As soluções que possibilitam a transformação digital, tornam os processos empresariais cada vez mais otimizados, confira:

Gestão de documentos

Gerenciar o ciclo de vida dos seus documentos com maior facilidade e segurança nunca foi tão fácil!

Através do Portal de AutoServiço Docteka .NET é possível capturar dados e distribuir documentos com acessos ilimitados a um custo acessível. 

Assim, a ferramenta permite que todos os usuários internos e externos e terceiros utilizem a mesma ferramenta e tirem proveito da tecnologia para melhorar as suas tarefas.

Assinatura eletrônica e digital

A Docteka simplifica e agiliza o processo de assinatura de contratos e documentos. 

Todo o processo e as assinaturas da sua empresa possuem validade jurídica, conforme Medida Provisória 2.200-2 de agosto de 2001.

Com a solução, basta cadastrar, requisitar, assinar e pronto! Os processos da sua empresa se tornam muito mais simples. 

Sistema de RH Digital 

Uma das maiores vantagens do nosso sistema para o RH Digital é a automatização e integração em um único ambiente dos principais processos de gestão de documentos da área de RH.

Buscamos reduzir os trabalhos que antes eram feitos manualmente e agora passam a ser realizados com apenas alguns cliques. 

Tornando os processos mais rápidos, reduzindo perdas e mitigando os riscos das tarefas operacionais e tornando o trabalho da sua equipe mais eficiente e muito mais estratégico.

Em geral, a nossa Plataforma de RH Digital possibilita uma grande economia de tempo e recursos, otimização na rotina empresarial, aumento da produtividade e mais eficiência na gestão.

Extrator de textos OCR

Com o Extrator de textos OCR é possível tornar  os processos mais ágeis e seguros com a extração e validação de dados automatizados

O Reconhecimento Óptico – OCR é um serviço cognitivo que usa a tecnologia de aprendizado de máquina para identificar e extrair texto, pares chave-valor e dados de tabela de documentos de formulário. 

É possível obter resultados com rapidez e precisão, adaptados ao seu conteúdo específico, sem intervenção manual intensa nem ampla experiência em ciência de dados.

Reconhecimento facial

O serviço de Detecção Facial ou Facematch fornece algoritmos que são usados para detectar, reconhecer e analisar rostos humanos em imagens. 

A capacidade para processar as informações faciais humanas é importante em muitos cenários de software diferentes. 

Os exemplos de cenários incluem segurança, interface do usuário natural, análise e gerenciamento de conteúdo de imagens, aplicativos móveis e robótica.

Docteka: A empresa de soluções e estratégias tecnológicas

Com mais de 30 anos de experiência no mercado, a Docteka se tornou referência e é uma empresa de tecnologia, com foco e expertise na transformação digital da sua empresa.  

As soluções completas, permitem que cada cliente tenha serviços ajustados às necessidades.

Além disso, vale ressaltar que a Docteka é uma empresa que possui, em seu DNA, a inovação e transparência.  

Toda a equipe está focada em desenvolver projetos que realmente se tornem grandes diferenciais empresariais. 

Nós projetamos, avaliamos e justificamos os projetos com soluções tecnológicas, serviços e gestão de processos com um entendimento claro dos benefícios e impactos das soluções. 

O investimento em tecnologia e em soluções digitais para empresas se tornaram uma escola inteligente diante do cenário econômico atual. 

Isso porque, através de automatização é possível se manter competitivo no mercado, mesmo em momentos de crise. 

Apostar na automatização de processos melhora o desempenho do seu negócio, torna seus processos mais ágeis e reduz consideravelmente custos com operações. 

Sabendo da importância desse investimento, preparamos um conteúdo completo para que você conheça os principais benefícios. Veja: 

• Por que investir em soluções digitais?
• Doctela: A empresa de soluções e estratégias tecnológicas

Por que investir em soluções digitais?

A transformação digital nos mostra que mudanças tecnológicas são necessárias e a cada ano, essa urgência se faz cada vez mais presente. 

Pensando nesse cenário, listamos as principais vantagens que a sua empresa tem ao investir em tecnologia. Confira a seguir:

1. Melhora do controle e monitoramento

A modernização dos setores da sua empresa são fundamentais para que tomadas de decisões sejam mais assertivas. 

Em uma empresa sem controle e monitoramento, as informações tendem a se perder, o que causa um impacto significativo quando se trata de agilidade na administração e na obtenção de relatórios. 

Através das soluções digitais é possível identificar pontos de vulnerabilidade. Assim, tornando possível a reversão de um quadro não favorável para a companhia. 

2. Aumento da produtividade da equipe

Através de certas soluções, como software de RH Digital, a produtividade e a qualidade das entregas do setor se tornam cada vez melhores. 

Isso porque, com o uso da ferramenta, os processos necessários acontecem de maneira mais fluída – permitindo que os responsáveis pelas tarefas foquem a sua atenção em outras demandas. 

3. Redução de custos 

Quando se trata da diminuição dos custos, não necessariamente fala-se em desligamento de colaboradores. 

Isso porque, as soluções digitais permitem que a empresa tenha uma redução de custos em outros aspectos. 

A guarda de documentos e a transformação digital possibilita que você diminua a burocracia no cotidiano e isso facilita a rotina dos seus colaboradores. 

Docteka: A empresa de soluções e estratégias tecnológicas

Com mais de 30 anos de experiência no mercado, a Docteka se tornou referência e é uma empresa de tecnologia, com foco e expertise na gestão de documentos físicos e digitais. 

As soluções completas, permitem que cada cliente tenha serviços ajustados às necessidades.

Além disso, vale ressaltar que a Docteka é uma empresa que possui, em seu DNA, a inovação e transparência.  

Toda a equipe está focada em desenvolver projetos que realmente se tornem grandes diferenciais empresariais. 

Nós projetamos, avaliamos e justificamos os projetos com soluções tecnológicas, serviços e gestão de processos com um entendimento claro dos benefícios e impactos das soluções. 

Se você trabalha com um grande volume de dados, certamente uma ferramenta tecnológica é o que você precisa para o dia a dia. 

Isso porque, os avanços tecnológicos tornam o volume de dados cada vez maiores e a necessidade de computá-los mais rapidamente se tornou mais do que um diferencial: uma necessidade. 

Por isso, as companhias passaram a buscar soluções que otimizam os processos e alinhamento de dados, de modo com que o seu tratamento fosse através de apenas um relatório ou painel. 

Sabendo da importância da captação e do processamento adequado dos dados, preparamos um artigo completo para que você compreenda tudo o que precisa saber sobre Power BI. Boa leitura! 

O que é Power BI?

Segundo a Microsoft, o Power BI é uma “Coleção de serviços de software, aplicativos e conectores que trabalham juntos para transformar suas fontes de dados não relacionadas em informações coerentes, visualmente envolventes e interativas.”

Dentro da ferramenta é possível obter os dados importantes em uma planilha do Excel ou em uma coleção de data warehouse híbridos locais ou na nuvem. 

A ferramenta também permite que os dados sejam compartilhados com os membros de uma equipe de maneira ágil e segura. 

Qual a função do Power BI?

O Power BI é uma ferramenta muito ampla e suas funções permitem que os usuários analisem os dados e tomem decisões muito mais assertivas. 

Neste sentido, podemos destacar como vantagem do Power BI a utilização de diversas funções, aplicações e possibilidades. Para entender mais sobre as funções, detalhamos as principais veja:

Criação de um storytelling 

Dentro da ferramenta pode-se criar narrativas através dos dados. O recurso torna mais simples a compreensão das informações que são atualizadas constantemente. 

Neste sentido, pode-se dizer que é possível criar uma linha do tempo utilizando layouts personalizados. 

Exportação para o PowerPoint 

Essa função possibilita a exportação dos relatórios do Power BI para o PowerPoint. Dessa maneira, possibilita um melhor entendimento das informações, uma vez que o programa disponibiliza recursos de imagens, sons, textos, vídeos, efeitos de animação e composição de slides.

Usar o Quick Insights no serviço do Power BI

A função do Quick Insights é tornar mais fácil o acesso do usuário à informações em seus dados de todas as formas possíveis. 

A função avalia todos os elementos de dados e realça todas as informações que possam ser consideradas relevantes ao usuário.

Sendo assim, as tomadas de decisão se tornam muito mais assertivas e eficientes, evitando assim que erros comprometam as estratégias e metas. 

Criação e configuração de Dashboards 

O Power BI permite criar elementos visuais como gráficos e indicadores de gestão permitindo que os gestores e membros de uma equipe consigam monitorar o andamento das metas e resultados com mais inteligibilidade. 

Isso porque, a ferramenta torna os elementos mais interativos, dinâmicos, customizáveis e intuitivos.

Sendo assim, o principal objetivo do recurso é facilitar a visualização e o entendimento das informações do negócio e com isso facilitar também as tomadas de decisão.

Coleta de dados da internet 

O Power BI Desktop fornece diversas formas de coleta de dados. Portanto, é possível conectar a uma página da internet através do seu link de acesso, importar os dados tabulados e criar diversos indicadores.

Esse tipo de coleta e importação de dados, permite que os dados sejam analisados de uma maneira muito mais eficiente e prática. 

Além da web, o Power BI possui integração com outras soluções, como:

• Excel;
• Google Analytics;
• Facebook;
• MailChimp;
• Office 365;
• Oracle;
• SQL Server;
• IBM DB2;
• PostgreSQL;
• Microsoft Azure;
• SQL Server Analysis Services;
• E muito mais.

Diversos modos de personalização

O Power BI fornece diversas maneiras de personalizar seus painéis e relatórios.

Além disso, pode-se transformar colunas em linhas. O recurso tem como objetivo auxiliar nas edições de dados por meio do editor do Power Query.

A guia de transformar permite a criação de um indicador no Power BI, como a transformação, remoção e adição de dados.

Os benefícios do Power BI

Você pode compreender quais funções o Power BI te proporciona, correto? A seguir, você poderá compreender quais são os benefícios dessa ferramenta para o seu dia a dia:

• Fácil implantação; 
• Acessibilidade;
• Perspectiva 360º da organização;
• Visualização dos dados em tempo real;
• Melhor custo-benefício;
• Interagção com a comunidade de usuários;
• Suporte da Microsoft. 

Conheça a consultoria em Indicadores de gestão e POWER BI Docteka

Com mais de 30 anos de experiência no mercado, a Docteka se tornou referência e é uma empresa de tecnologia, com foco e expertise na gestão de documentos físicos e digitais. 

Neste sentido, pode-se dizer que soluções completas, permitem que cada cliente tenha serviços ajustados às necessidades.

Por isso, separamos os principais diferenciais da solução Docteka:

• Excelente Visualização e Integração;
• Baixo Custo e Alto Benefício;
• Flexibilidade e Facilidade de Gestão;
• Acesso Mobile e AppleWatch;
• Segurança e Robustez.

Toda a equipe está focada em desenvolver projetos que realmente se tornem grandes diferenciais empresariais. 

Nós projetamos, avaliamos e justificamos os projetos com soluções tecnológicas, serviços e gestão de processos com um entendimento claro dos benefícios e impactos das soluções. 

A prática de gerar e guardar documentos vem de longa data. Contudo, o avanço tecnológico tem nos ajudado a deixar de lado o papel e considerar meios mais sustentáveis de armazenamento. 

O que é descarte de documentos?

Com o passar do tempo, as empresas tendem a acumular diversos tipos de documentos e, muitas vezes, terceirizar a guarda física.

Outras, por sua vez, ainda ocupam espaços em seu próprio ambiente de trabalho, o que não é recomendado, pois, os documentos ficam mais suscetíveis a serem danificados e gerarem despesas.

Além do mais, chega um momento em que alguns desses conteúdos mantidos já não possuem mais valor ou função e podem ser descartados.

O descarte, porém, deve ser adequado, para que continue a contribuir com a preservação do meio ambiente e, também, promover a racionalização de espaços e colaborar com a redução de custos operacionais.

O descarte de documentos é, portanto, a eliminação de registros que possuíram funcionalidade ou ou utilidade e, agora, já não apresentam valor substancial. 

Como fazer o descarte da maneira correta?

Entende-se, então, a importância de conservar, de maneira organizada e pelo período determinado, as documentações e, assim, evitar problemas decorrentes da perda de informação ou descarte inapropriado.

Nota-se, portanto, como é imprescindível ficar atento à forma pela qual essa exclusão é feita. Afinal, os documentos possuem informações importantes e não podem ser simplesmente jogados no lixo comum.

Aí está a importância de confiar em uma empresa especializada, que faça a eliminação de forma segura e sigilosa, a fim de garantir que todo o material seja destruído.

A digitalização permite a eliminação imediata do original?

Não necessariamente ou imediatamente um documento que foi digitalizado poderá ter sua versão física e original descartada.

A eliminação do documento originário, assim como a cópia digital, dependerá de uma avaliação prévia que definirá o período em que devem ser guardados e sua destinação. É válido ressaltar que há distinção na prática entre os setores público e privado.

Setor público

No setor público, o descarte obedece aos procedimentos previstos em sua legislação arquivística específica, entre os quais se tem: a constituição de comissão permanente de avaliação de documentos, a tabela de temporalidade e destinação e o cumprimento do disposto nas resoluções CONARQ, que regulamentam todo o processo de eliminação.

Setor privado

No setor privado, não há regra geral, mas existem recomendações importantes, como a elaboração de uma tabela de temporalidade e destinação, além da instituição de uma comissão de avaliação de documentos para aplicar padrões e prazos previstos e realizar o acompanhamento da eliminação.

Posso eliminar documentos arquivísticos digitais?

Setor público

A eliminação é precedida pela criação de uma listagem de descarte de documentos, que, após ser aprovada pela instituição arquivística, deve ser publicada e, quando o descarte for feito, lavra-se o termo de eliminação. 

*Importante destacar que se documentos tiverem valor permanente ou histórico não podem ser eliminados, conforme determina a legislação.

Setor privado

Instrui-se a idealização e a aplicação da um tabela de temporalidade e destinação especial para arquivos digitais e que se institua e, de preferência, que o serviço seja realizado, ou ao menos avaliado, por uma empresa especializada.

Como eliminar documentos arquivísticos digitais?

Em ambos os setores, deve-se observar ainda os seguintes critérios:

a) os documentos arquivísticos que estiverem pendentes sob litígio ou investigação não poderão ser destruídos;

b) a eliminação deverá ser realizada de forma a impossibilitar a recuperação posterior de qualquer documento eliminado;

c) todas as cópias dos documentos eliminados, incluindo cópias de segurança e cópias de preservação, independentemente do suporte, deverão ser destruídas.

Não é só arrastar para a lixeira do PC.

Gerir documentos é algo criterioso do início ao fim.

E a DOCTEKA faz isso por você e pela sua empresa.

Falando em transformação digital no RH das empresas existe uma grande frustração pois muitas contratam soluções para o RH Digital e recebem apenas um sistema para gerenciar um processo específico.

Para se ter um RH Digital você deve buscar a meta de ter um RH sem Papel. Sabendo disso, você deve buscar empresas que tenham soluções completas para o seu RH como fazemos na Docteka.

Muitas empresas focam em recrutamento digital, outras em Admissão Digital, e algumas na Gestão e Guarda dos prontuários físicos e digitais como RH Digital.

Na Docteka temos esses micro-serviços como um único produto. Atuando de forma completa e fazendo a verdadeira transformação digital do seu RH. Aqui sim fazemos o seu RH se tornar Digital. Pois ofertamos tecnologia e serviços para o recrutamento, pre-admissão, admissão, gestão mensal dos prontuários e guarda dos documentos legados com digitalização sob-demanda.

Para gestão mensal dos prontuários é importante se atentar as empresas que trabalham com checklist documental. Dessa forma você garantirá que todos os documentos definidos para cada funcionário seja mantido em dia durante todo período de permanência do funcionário na sua empresa.

Quer saber mais sobre a transformação digital do seu RH na sua empresa, acesse docteka.com ou ligue 0800-775-3555.

As primeiras normas de gestão de documentos de arquivo foram a ISO 15489, partes 1 e 2, que se publicaram em 2001, e se adaptaram como normas UNE em 2006.

Na introdução da ISO 30300 e da ISO 30301, estas são reconhecidas como normas fundacionais. A partir delas desenvolveram?se outras normas que abordam diferentes aspetos de controle dos processos de gestão documental.

Precisando de ajuda com a organização das informações em sua empresa? Ligue: 0800-775-3555.

A sistematização do processo de negócio identifica as várias atividades do processo, regras de procedimento e controle de dados associados para gerenciar o fluxo durante a ativação do processo.

Não dependa 100% das pessoas, realizando o mapeamento de processos e sistematizando-os a sua empresa se tornará mais eficiente e as suas equipes mais produtivas!

Com o crescente volume de informações circulando nas Empresas é fundamental a utilização de Tecnologia e Sistemas GED ou ECM nas Empresas. Porém, não basta digitalizar e controlar versionamento de arquivos, é necessário realizar a implantação e revisão de processos e adotar procedimentos que facilitem a gestão do Ciclo de vida da Informação.

Consulte um dos nossos especialistas em gestão de processos e informações e saiba como elevar a eficiência e a produtividade em sua empresa.