Digitalizar documentos – Docteka

Digitalização Certificada

admin — Thu, 04 Mar 2021 02:41:21 +0000

Digitalizar documentos em papel é muito comum, pois traz diversas vantagens, como menos utilização de papel e, portanto, menos necessidade de espaço físico para armazenamento. Além de mais agilidade para envio. Porém, mesmo com todos os benefícios, tanto para pessoas físicas, quanto jurídicas, até poucos meses atrás os documentos digitalizados não tinham validade legal.

Isso mudou em 2020 com o decreto nº 10.278/2020 que estabeleceu as normas para a digitalização de documentos físicos, públicos ou privados, para que tenham os mesmos efeitos legais dos documentos originais.

Para garantir a autoria da digitalização e a integridade do documento, quando a digitalização o documento deve, obrigatoriamente, ser assinado digitalmente com Certificação Digital.

O decreto também indica especificações técnicas para a digitalização. É exigida a resolução mínima de 300 dpi para textos, fotografias ou cartazes, e de 600 dpi para plantas e mapas. Caso o arquivo seja comprimido, deve ser realizada a compressão sem perda de qualidade.

O texto estabelece ainda, que após o processo de digitalização, o documento físico pode ser descartado, desde que não apresente conteúdo de valor histórico.

Essa inovação no brasil reduz a burocracia, simplifica o arquivamento, manuseio e a conservação de documentos, pois no meio digital não há o risco de deterioração. No entanto, é de extrema importância observar atentamente as regras e requisitos para a digitalização estabelecidos na norma.

Governo quer transformação digital radical até o fim de 2022

admin — Wed, 22 Jul 2020 10:31:06 +0000

A necessidade de digitalizar serviços tornou-se uma das metas do governo federal durante o atual mandato. Ao todo, mais de 58% do serviços antes ofertados pelos órgãos federais apenas presencialmente já foram digitalizados. A previsão é atingir 100% até o fim de 2022. A pauta não é nova. Luis Felipe Monteiro, secretário de governo digital do Ministério da Economia, diz que há uma certa vantagem em implementar a transformação digital no setor público de forma tardia no poder público. Segundo ele, o acesso das pessoas às ferramentas digitais auxilia no processo de transformação digital. Leia mais: https://exame.com/tecnologia/governo-quer-transformacao-digital-radical-ate-o-fim-de-2022/

Digitalização de documentos – Defina Tipos e Qualidade

admin — Mon, 18 Dec 2017 14:01:59 +0000

A Digitalização de Documentos é o processo de conversão de documentos físicos em formato digital. Atualmente existe uma gama muito grande de equipamentos que facilitam esse processo, entretanto existem apenas dois tipos universais de arquivos digitais para essa conversão: TIFF e PDF, Esses tipos possuem diferentes fatores de compressão, mais conhecidos com DPI, quanto maior o DPI melhor é a qualidade da imagem digital do seu documento, entretanto o tamanho do arquivo digital também ficará grande em alguns casos o aumento é exponencial.

Assim antes de iniciar ou contratar um projeto de digitalização de documentos é importante conhecer e definir o padrão de conversão e a sua qualidade em DPI. Também é importante distinguir os tipos de documentos, pois para cada tipo de documentos poderá haver diferentes DPIs, por exemplo: A qualidade em DPI para digitalizar um comprovante de cartão de crédito deve ser maior que a qualidade para se digitalizar um documento impresso.

Gostaria de conhecer mais detalhes sobre como definir o seu projeto de digitalização, ligue: 0800-775-3555 ou acesse: docteka.com

Porque digitalizar documentos?

admin — Wed, 06 Sep 2017 02:59:43 +0000

Ainda hoje existem dúvidas quanto aos benefícios diretos e indiretos da digitalização de documentos nas empresas.

Por isso é importante reforçarmos de forma simples e objetiva os principais benefícios da digitalização dos seus documentos:

Benefícios Diretos:

Redução do tempo de busca e recuperação de documentos;

Redução de espaço físico preservando o que é importante para o seu negócio e o estritamente solicitado pela Lei;

Redução dos custos com reproduções;

Benefícios Indiretos:

Agilidade e melhor organização das informações da sua empresa;

Eliminar riscos de passivos judiciais por perda de documentos / prazos;

Estudos comprovam que ser mais digital torna as empresas mais produtivas;

Quer saber mais sobre os benefícios e valores para a digitalização do seu acervo, ligue: 0800 775 3555.

Documentos em Papel ou Digital o que fala a Lei?

admin — Mon, 12 Jun 2017 12:00:50 +0000

A Lei 12.682 dispôs sobre a digitalização de documentos com certificação digital. O grande objetivo da Lei era conferir segurança jurídica aos documentos que fossem digitalizados por meio de certificação no processo de digitalização. Assim, visava o projeto citado equiparar os documentos digitalizados com certificação aos documentos originais, o que geraria economia de recursos e de espaço físico.

Entretanto, alguns tipos de documentos foram vetados pela Presidência da República. Assim, os documentos digitalizados, mesmo com certificação digital, não foram equiparados aos originais, não sendo autorizado o descarte destes com a digitalização.

Documentos relativos aos processos da administração tributária passaram a possuir o mesmo valor probante de seus originais, o que se afigura como uma tendência em se caminhar rumo à equiparação dos documentos digitalizados com certificação aos originais.Caso o documento seja produzido integralmente na forma eletrônica, com assinatura das partes, inclusive, na forma eletrônica, é cabível que não haja realização de guarda física de tal documento, já que este será integralmente eletrônico.

Para saber mais sobre a Lei 12.682 e de como montar a Tabela de Temporalidade de documentos da sua empresa, ligue 0800-775-3555!