Isso mudou em 2020 com o decreto nº 10.278/2020 que estabeleceu as normas para a digitalização de documentos físicos, públicos ou privados, para que tenham os mesmos efeitos legais dos documentos originais.

Para garantir a autoria da digitalização e a integridade do documento, quando a digitalização o documento deve, obrigatoriamente, ser assinado digitalmente com Certificação Digital.

O decreto também indica especificações técnicas para a digitalização. É exigida a resolução mínima de 300 dpi para textos, fotografias ou cartazes, e de 600 dpi para plantas e mapas. Caso o arquivo seja comprimido, deve ser realizada a compressão sem perda de qualidade.

O texto estabelece ainda, que após o processo de digitalização, o documento físico pode ser descartado, desde que não apresente conteúdo de valor histórico.

Essa inovação no brasil reduz a burocracia, simplifica o arquivamento, manuseio e a conservação de documentos, pois no meio digital não há o risco de deterioração. No entanto, é de extrema importância observar atentamente as regras e requisitos para a digitalização estabelecidos na norma.