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Sistema de Gerenciamento de Documentos GED e ECM


Capturar, armazenar, processar, distribuir e controlar são as principais características das soluções de GED - Gerenciamento Eletrônico de Documentos, porém o nosso sistema vai além disso, permitindo a utilização sem limitações em uma ferramenta robusta e com muitos diferenciais, como o controle de versionamento, auditoria avançada, integração a formulários eletrônicos, integração ao Microsoft Office, agendadores para importação de documentos, e vários outros controles necessários a uma gestão eficiente de documentos.

Um portal para distribuir documentos com possibilidade de acessos ilimitados a um custo acessível, permite que todos os departamentos utilizem a ferramenta e tirem proveito da tecnologia para melhorar suas tarefas.

Escalonável, fácil de implementar e manter, não consome quase nenhum esforço da TI. Já para o usuário é uma aplicação de fácil adesão porque é intuitivo e prático de utilizar.

  • Reduz Custos Operacionais
  • Reduz Consumo de Insumos
  • Melhora o aproveitamento do espaço físico
  • Agiliza a consulta aos documentos
  • Assegura o acesso da informação
  • Mantém histórico dos documentos
  • Elimina riscos de perda e dano ao documento
  • Elimina custos com não conformidades
  • Permite responder a auditorias e demandas judiciais
  • Melhora o aproveitamento da mão-de-obra
  • Aumenta a produtividade com a padronização
  • Melhora o atendimento e fideliza o cliente
  • Evita custos relacionados a perda da informação
  • Controla processos e prazos de execução de atividades
  • Elimina gargalos no processo produtivo e operacional
  • Flexível para ajustes e conformidades de forma rápida
  • Auxilia na tomada de decisão
  • Fornece o conjunto de informações antes não automatizadas
  • Reduz custos com treinamento de novos colaboradores
  • Auxilia na Gestão de Qualidade

Captura e Digitalização

O processo de captura, classificação e indexação dos documentos pode ser feito manualmente utilizando regras pré-definidas ou pode ocorrer de forma automatizada utilizando a Suíte Auto Scan. Com o nosso Sistema você não precisa pagar para digitalizar, tendo a sua correta parametrização qualquer funcionário seu poderá realizar a digitalização em escala.

Armazenamento

O armazenamento no DocSystem é muito simples e fácil, suporta múltiplos repositórios com estruturas de pastas e subpastas diferentes que podem gerenciar milhões de registros.

O administrador pode definir o local de armazenamento para cada repositório e ainda configurar o tamanho a ser atingido para que o sistema crie um novo local. Os repositórios podem ser armazenados em storages diferentes e usar bases diferentes.

O acesso do usuário aos documentos ou respectivo metadados é controlado pelo servidor do DocSystem. Os usuários não tem acesso direto aos bancos de dados ou aos locais de armazenamento dos documentos. Esta funcionalidade garante que os dados não possam ser alterados ou excluídos do DocSystem.

Processos e Workflow

Automatizar processos de negócios é uma estratégia inteligente para controlar e expandir operações. Com o amplo conjunto de ferramentas do DocSystem você modela processos simplesmente escolhendo nas caixas de funções aquelas mais adequadas para definir os passos previsíveis dos fluxos, criar roteamentos, exceções, ações automáticas, notificações, consultas a banco de dados, vínculos, e até chamadas de dados externos. Com poucas horas de treinamentos, você será capaz de construir processos no Workflow Designer, criar soluções inteligentes e maximizar os benefícios para vários departamentos.

Integração com Office e Sharepoint

Integração com Office
Armazenar informações de aplicativos do Desktop é um processo simples com integração do DocSystem, com os aplicativos do Microsoft Office e com Windows Explorer.

Apenas escolha enviar o documento para o DocSystem e é possivel indexá-lo ou deixar que o DocSystem obtenha a informação, com o nome do arquivo e data. Ao salvar e-mails do Outlook, eles podem ser indexados.

DocSystem como Centro de Arquivos e Captura para Microsoft Sharepoint

Com a integração com o Sharepoint, o DocSystem torna-se o centro para armazenamento ilimitado de documentos enquanto os usuários podem aproveitar todas as funcionalidades do SharePoint e os documentos digitalizados também podem ser adicionados aos processos colaborativos de forma simples.

Flexibilidade e Funcionalidades

Com 58 funcionalidades pré-configuradas o nosso sistema possui a flexibilidade necessária para atender a todos os setores/departamentos da sua empresa, tornando-os mais eficientes e ágeis na gestão dos seus processos e documentos.

Gestão de Arquivos Físicos

Com o módulo de gestão de arquivo físico você encontrará facilmente o que procura, pois ele permite controlar a entrada, armazenamento, empréstimo e saída de documentos para guarda externa e ou eliminação.

DocSystem ECM

centraliza e protege as informações relevantes para o seu negócio e trabalha em conjunto com os sistemas que você já usa para acelerar sua operação.

Implementar o Docsystem

é mais fácil do que você pode imaginar. Embora o produto seja robusto, ele foi desenvolvido pensando na experiência do usuário e em um baixo custo de serviços. Não requer nenhum esforço de desenvolvimento em código fonte.



O Docsystem é a solução

de gestão de conteúdo empresarial mais abrangente, flexível e económica disponível no mercado, a única que realmente se adaptar ao tamanho do seu projeto.

É uma ferramenta unificada

capaz de lidar com as complexas exigências empresariais e centralizar o armazenamento das informações vitais da "organização" integrando os sistemas ligados, fontes externas, base de dados, informações dos aplicativos e documentos eletrônicos ou em papel aos processos corporativos.



DocSystem Web Access

Com o DocSystem Web Access é possível realizar todas as atividades do sistema local através da Web, tais como, digitalizar, indexar, executar tarefas. editar, consultar, etc.

DocSystem Portal Web

Com o DocSystem Portal Web é possíel digitalizar via browser, indexar, fazer upload, executar tarefas, editar, consultar, salvar e imprimir imagens, enviar por e-mail visualizar versões e miniaturas, recursos de zoom, rotação e inversão, alternar visualização das páginas e download de documentos.

DocSystem Retrieval Mídia

Com o módulo de gravação de mídia, é possível gravar documentos em CD ou DVD com visualizador integrado para consultar posteriormente, isento de pagamento de direitos autorais.