Neste caso de sucesso o escopo do contrato prevê a prestação de serviços contínuos sob demanda de coleta, guarda física de documentos, guarda física de microfichas e microfilmes, digitalização e gerenciamento eletrônico do acervo documental de toda a CESP.

O desafio deste projeto de implantação foi dividido em dois sub-projetos sendo, um para a movimentação total de 1.000 caixas de 20kg por dia do antigo fornecedor e outro para mudança da documentação localizada dentro do escritório na Avenida Sabará para o escritório no edifício Abreu, com a catalogação, indexação e retirada para guarda externa de todos os documentos contidos em armários altos, deslizantes e gaveteiros de 32 áreas funcionais. Este trabalho foi realizado por 16 profissionais da área de arquivo sob a liderança de uma profissional bibliotecária durante o período de cinco dias.

O Principal resultado desse trabalho foi a conclusão em tempo recorde de todo processo de desmonte e movimentação do antigo escritório do Cliente para o novo predio, todo esse esforço da migração de 1.000 caixas diárias, resultou na economia de aproximadamente 23% do custo anual com o antigo fornecedor.

Durante a discussão sobre a implantação, foi possível aplicar o conceito de escritório sem papel onde atualmente a Docteka se tornou a gestora de todo o acervo documental da CESP, permitindo que em seus escritório não existam armários físicos para guarda de documentos, contribuindo assim para redução do espaço destinado a nova sede.

Neste caso de sucesso o projeto contemplou a implantação, guarda física de documentos, guarda física de microfichas e microfilmes, digitalização e gerenciamento eletrônico do acervo documental de toda à CEMIG.

O Desafio deste projeto de implantação foi a movimentação, auditoria física, conferência da base de dados das caixas e emissão de relatório de integridade do acervo documental com um volume de 600 caixas 20kg por dia realizando também a nova identificação e movimentação de armazenamento interno.

O Resultado desse trabalho foi além da transparência e satisfação do Cliente, concluímos a migração com apresentação do atestado de integridade física do acervo documental onde foi possível identificar que aproximadamente 7% do acervo documental estavam danificados e ou com muitas avarias, sem condições de guarda, trazendo risco de dano ao acervo documental do cliente.

O diferencial desse projeto foi o engajamento da equipe e a adoção de um Portal de BI – Business Intelligence com todas as informações sobre a implantação onde o Cliente pode acompanhar de forma On-Line todas as movimentações, documentos no localizados no antigo fornecedor, documentos em transito, documentos verificados e já documentos finalizados e armazenadas na Docteka. Garantindo assim a não interrupção das solicitações de documentos junto as demais áreas do Cliente.