Sistemas GED e ECM – Docteka https://www.docteka.com Tecnologia e Gestão de Documentos Mon, 15 Jun 2020 23:59:00 +0000 pt-BR hourly 1 https://www.docteka.com/wp-content/uploads/2020/09/cropped-Favicon-32x32.png Sistemas GED e ECM – Docteka https://www.docteka.com 32 32 188267764 LGPD – Tipos de Dados Sensíveis https://www.docteka.com/2020/06/15/lgpd-tipos-de-dados-sensiveis/ Mon, 15 Jun 2020 23:59:00 +0000 http://52.90.18.63/blog/lgpd-tipos-de-dados-sensiveis/ Há tipos de dado pessoal que exigem atenção extra ao serem tratados?
Sim. Claro, todo dado pessoal só pode ser tratado se seguir um ou mais critérios definidos pela LGPD, mas, dentro do conjunto de dados pessoais, há ainda aqueles que exigem um pouco mais de atenção: são os sobre crianças e adolescentes; e os “sensíveis”, que são os que revelam origem racial ou étnica, convicções religiosas ou filosóficas, opiniões políticas, filiação sindical, questões genéticas, biométricas e sobre a saúde ou a vida sexual de uma pessoa. Quando o foco for menores de idade, é imprescindível obter o consentimento inequívoco de um dos pais ou responsáveis e se ater a pedir apenas o conteúdo estritamente necessário para a atividade econômica ou governamental em questão, e não repassar nada a terceiros. Sem o consentimento, só pode coletar dados se for para urgências relacionadas a entrar em contato com pais ou responsáveis e/ou para proteção da criança e do adolescente. Sobre os dados sensíveis, autônomos, empresas e governo também podem tratá-los se tiverem o consentimento explícito da pessoa e para um fim definido. E, sem consentimento do titular, a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais define que isso é possível quando for indispensável em situações ligadas: a uma obrigação legal; a políticas públicas; a estudos via órgão de pesquisa; a um direito, em contrato ou processo; à preservação da vida e da integridade física de uma pessoa; à tutela de procedimentos feitos por profissionais das áreas da saúde ou sanitária; à prevenção de fraudes contra o titular. ]]> 3283 O Brasil avançando com a projeto da LGPD! https://www.docteka.com/2019/10/06/o-brasil-avancando-com-a-projeto-da-lgpd/ Sun, 06 Oct 2019 15:06:43 +0000 http://52.90.18.63/blog/o-brasil-avancando-com-a-projeto-da-lgpd/ O Congresso Nacional terminou nesta quarta-feira a votação da Lei 13.853, que criou a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD). A nova estrutura vai editar normas e fiscalizar procedimentos sobre proteção de dados pessoais.

A nova lei tem origem na Medida Provisória 869/2018. De acordo com a nova lei, entre as competências da ANPD estão zelar pela proteção dos dados pessoais, elaborar diretrizes para a Política Nacional de Proteção de Dados Pessoais e da Privacidade e aplicar sanções em caso de tratamento de dados realizado de forma irregular.

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]]> 646 Lei desobriga a manutenção de prontuários físicos dos pacientes https://www.docteka.com/2018/12/28/lei-desobriga-a-manutencao-de-prontuarios-fisicos-dos-pacientes/ Fri, 28 Dec 2018 12:39:46 +0000 http://52.90.18.63/blog/lei-desobriga-a-manutencao-de-prontuarios-fisicos-dos-pacientes/ Foi publicada no diário oficial da união a lei 13.787/2018 que trata da digitalização e a utilização de sistemas informatizados para a guarda, armazenamento e o manuseio de prontuário de pacientes.

Basicamente a lei desobriga a manutenção de prontuários físicos dos pacientes, permitindo que o setor da saúde entre efetivamente na era digital.

Com a edição dessa lei o Brasil poderá efetivamente caminhar em direção a um prontuário eletrônico eficiente e integrado de cada cidadão, reduzindo custos e tornando o serviço de saúde mais rápido e eficiente.

Dúvidas ligue: 0800-775-3555 ou acesse docteka.com

]]> 640 Lei determina Digitalização de Acervo Acadêmico até 2020 https://www.docteka.com/2018/05/30/lei-digitalizacao-de-acervo-academico-alunos/ Thu, 31 May 2018 00:00:53 +0000 http://52.90.18.63/blog/?p=629 Recentemente a Portaria 1.224 do MEC foi revogada, porém em contrapartida ela estabeleceu novas regras para o acervo acadêmico, surgindo o Decreto 9.235 que define entre outras coisas que: Toda instituição de ensino superior deve migrar seus acervos para o meio digital, independente se forem instituições públicas ou privadas. Porém, a necessidade de criar um projeto de acervo acadêmico em meio digital no Plano de Desenvolvimento Institucional (PDI) é obrigação apenas para as IES de natureza privada.

“[…] Considera-se acervo acadêmico o conjunto de documentos produzidos e recebidos por instituições públicas ou privadas que ofertam educação superior, pertencentes ao sistema federal de ensino, referentes à vida acadêmica dos estudantes e necessários para comprovar seus estudos”.

Com isso, as Instituições de Ensino Superior tem até abril de 2020 para implementar o acervo acadêmico digital.

Quais os requisitos que o sistema de gerenciamento de documentos deve ter:

Capacidade de utilizar e gerenciar base de dados adequada para a preservação do acervo acadêmico digital;

Oferecer segurança e condições de armazenamento seguro e protegido dos documentos acadêmicos através dos meios digitais.

Uma forma de indexação que permita a pronta recuperação do acervo acadêmico digital;
Oferecer fácil localização dos documentos, independente do seu volume ou extensão, de forma intuitiva, com linguagem simples e aderente as atividades do dia a dia.

Um método de reprodução do acervo acadêmico digital que garanta a sua segurança e preservação;
Garantir métodos simples de garantia da segurança da informação e boa conservação dos documentos acadêmicos.

Utilização de certificação digital padrão ICP-Brasil, conforme disciplinada em lei, pelos responsáveis pela mantenedora e sua mantida, para garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica do acervo.

Para maiores informações sobre este novo decreto e como migrar o seu acervo académico de físico para digital, ligue: 0800-775-3555.

]]> 629 Benefícios de um ECM https://www.docteka.com/2018/03/21/beneficios-de-um-ecm/ Wed, 21 Mar 2018 12:40:12 +0000 http://52.90.18.63/blog/?p=544 Um bom projeto de ECM (Enterprise Content Management) leva benefícios significativos a uma empresa, que são perceptíveis em praticamente todos os seus departamentos.

Através da tecnologia ele gerência o ciclo de vida das informações não-estruturadas de uma empresa, contemplando as fases de criação/captura, armazenamento, versionamento, indexação, gestão, descarte, distribuição, publicação, pesquisa e arquivamento. Sendo mais abrangente que um projeto de GED (Gestão Eletrônica de Documentos).

Relacionamos aqui alguns benefícios genéricos com a implantação de um projeto ECM:

  • Extrema velocidade e precisão na localização de documentos.
  • Total controle no processo de negócio.
  • Ilimitadas possibilidades de indexação e localização de documentos.
  • Melhor qualidade no atendimento ao cliente. O GED proporciona respostas rápidas e precisas.
  • Mais agilidade em transações entre empresas.
  • Gerenciamento automatizado de processos, minimizando recursos humanos e aumentando a produtividade.
  • Melhoria no processo de tomada de decisões.
  • Maior velocidade na implementação de mudanças em processos.
  • Obtenção de vantagem competitiva sustentável.
  • Possibilidade de implementação de trabalho virtual, com redução de despesas.
  • Redução de custos com cópias, já que há disponibilização de documentos em rede.
  • Melhor aproveitamento de espaço físico.
  • Disponibilização instantânea de documentos (sem limitações físicas).
  • Evita extravio ou falsificação de documentos.
  • Agilidade em processos legais, nos quais é fundamental o cumprimento de prazos.
  • Aproveitamento da base de informática já instalada na empresa.
  • Integração com outros sistemas e tecnologias.
  • Tecnologia que integra facilmente documentos a processos com outras outros tecnologias, tais como: ERP, SCM, CRM e BI.
]]> 544 Você sabe o que é GED https://www.docteka.com/2018/02/11/voce-sabe-o-que-e-ged/ Sun, 11 Feb 2018 10:53:43 +0000 http://52.90.18.63/blog/?p=514 A sigla GED significa Gerenciamento Eletrônico de Documentos ou Gestão Eletrônica de Documentos.

A gestão de documentos, em seu sentido mais amplo, significa assegurar acesso pleno aos documentos e às informações necessárias à tomada diária de decisões e à garantia de deveres e direitos.

Destacam-se como objetivos específicos da Gestão de Documentos:

  • permitir de forma ágil e assertiva o acesso aos documentos e às informações
  • promover a transparência dos atos administrativos
  • garantir economia, eficiência e eficácia na administração
  • tornar o processo decisório mais célere
  • racionalizar a produção documental
  • controlar o fluxo de documentos e a organização dos arquivos
  • normatizar os procedimentos para classificação, avaliação, transferência, recolhimento, guarda e eliminação de documentos
  • contribuir para a preservação do patrimônio documental considerado de guarda permanente

Em linhas gerais, podemos descrever uma solução tecnológica de GED como um conjunto de módulos interligados que permite a uma empresa gerenciar seus documentos em forma física ou digital. Esses documentos podem ser das mais diversas origens, tais como papel, microfilme, imagem, som, planilhas eletrônicas, arquivos de texto etc.

Os principais módulos de uma solução de GED são:

Captura – Acelera processos de negócio através da captação de documentos e formulários, transformando em informações confiáveis e recuperáveis, passíveis de serem integradas a todas as aplicações de negócios.

Controle de Documentos (Gerenciamento de Documentos) – É a tecnologia que permite gerenciar com mais eficácia a criação, revisão, aprovação e descarte de documentos eletrônicos. Dentre as suas principais funcionalidades estão o controle de informações (autoria, revisão, versão, datas etc.), segurança, busca, check-in / check-out e versionamento.

Workflow / BPM – Controla e gerencia processos dentro de uma organização, garantindo que as tarefas sejam executadas pelas pessoas corretas no tempo previamente definido. Organizando tarefas, prazos, trâmites, documentos e sincroniza a ação das pessoas.

Processamento em formulários – tecnologia que possibilita reconhecer as informações e relacioná-las com campos em bancos de dados, automatizando o processo de digitação. Neste sistema são utilizados o ICR (Intelligent Character Recognition) e OCR (Optical Character Recognition) para o reconhecimento automático de textos escritos e caracteres.

Quer saber mais sobre como funciona um sistema GED, ligue: 0800-775-3555 ou acesse http://52.90.18.63

]]> 514 Gestão de documentos https://www.docteka.com/2017/09/13/gestao-de-documentos/ Wed, 13 Sep 2017 23:53:51 +0000 http://52.90.18.63/blog/gestao-de-documentos/ Todos os dias as empresas criam diversos documentos e conteúdos não-estruturados, que inclui ordens de compra, registros de empregados, formulários, notas fiscais, contratos, procedimentos internos, desenhos de engenharia, e-mails, relatórios financeiros, etc. Criando o desafio de lidar com um volume igual ou maior de informações em papéis, conteúdos digitais, registros e documentos. 

Estudos mostram que esse conteúdo compreende de 70 a 80% de toda a informação que circula em sua empresa, e ela vem crescendo em média 150% a cada ano. 

Você está preparado para realizar essa gestão?

 Dúvidas ligue 0800-775-3555 ou acesse docteka.com

]]> 174 Gestão Inteligente de Dados e Informações https://www.docteka.com/2017/08/16/gestao-inteligente-de-dados-e-informacoes/ Thu, 17 Aug 2017 01:20:30 +0000 http://52.90.18.63/blog/?p=135 Estamos vivendo na era de “sobrecarga de informações”. As empresas estão muito dependentes de informações para isso é preciso automatizar, integrar e administrar bem os seus dados e informações. Existem sistemas que geram e abrigam uma vasta quantidade de dados e informações estruturadas, entretanto as empresas também armazenam grandes volumes de dados não estruturados e que muitas vezes estão duplicados ou triplicados na forma de e-mail, documentos e imagens. Por isso recomendamos que todas as informações sejam elas estruturadas e não estruturadas estejam catalogadas de uma forma estrutura dentro dos sistemas.Quem saber mais sobre como estruturar os dados e informações na sua empresa, ligue: 0800-775-3555

]]> 135 Como é feita a Gestão de documentos na sua Empresa https://www.docteka.com/2017/07/14/como-e-feita-a-gestao-de-documentos-na-sua-empresa/ Fri, 14 Jul 2017 09:50:57 +0000 http://52.90.18.63/blog/?p=124 Segundo o IDC 88% das empresas não possuem uma abordagem consistente quando se trata de armazenagem de informações e documentos.
Muitas empresas não possuem estratégias bem definidas de arquivamento de informações e documentos, pois não possuem a estrutura interna ideal, seus sistemas e local de armazenagem são insuficientes, incompletos ou nem se quer existem. Apesar dessa desorganização, 76% das companhias acreditam estar utilizando ao máximo o valor gerado por suas informações e 38% estão realizando análises estratégicas externas com o objetivo de aumentar receita por meio de um melhor entendimento dos mercados em que atuam, além de melhorar os produtos e os serviços de atendimento e entrega ao cliente.

A pesquisa sugere que muitas empresas superestimam suas habilidades em extrair valor das suas próprias informações. Pensando nisso a Docteka busca atuar desde a fase de definição da estratégica, execução até a implantação de soluções completas e integradas para a correta gestão dos seus documentos e informações. Consulte um dos nossos consultores!

]]> 124 Digitalização e sistemas de gestão de documentos https://www.docteka.com/2017/06/25/digitalizacao-e-sistema-de-gestao-de-documentos/ Sun, 25 Jun 2017 14:05:09 +0000 http://52.90.18.63/blog/?p=85 Com o avanço da tecnologia, a digitalização de documentos deixou de ser uma atividade complexa e muitas empresas descobriram como é simples, prático e altamente produtivo digitalizar arquivos utilizando scanners profissionais, pois além de garantir a segurança dos seus documentos físicos, a digitalização reduz custos de armazenamento e duplicação dos arquivos impressos, sendo uma solução eficaz e sustentável na busca por melhores resultados gerenciais.

Porém não basta digitalizar e versionar os seus documentos pois a quantidade de arquivos serão enormes e o acesso de informação vai gerar desinformação com o passar dos anos. 

Por isso é crucial ter um bom e flexível sistema de controle de documentos GED ou ECM, e com o avanço da tecnologia a escolha de um sistema passou a ser uma atividade complexa e em alguns casos muito cara.

Com mais de 20 anos experiência e atuação no mercado de Tecnologia e de Gestão de documentos, a Docteka atua de forma diferenciada entregando um solução completa para o gerenciamento integrado das suas informações e documentos, gerenciando todo o ciclo de vida das suas informações.

Saiba como deixar de ser um acumulador de papel e de arquivos digitais! Ligue agora e fale com um dos nossos consultores.

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