A prática de gerar e guardar documentos vem de longa data. Contudo, o avanço tecnológico tem nos ajudado a deixar de lado o papel e considerar meios mais sustentáveis de armazenamento. 

O que é descarte de documentos?

Com o passar do tempo, as empresas tendem a acumular diversos tipos de documentos e, muitas vezes, terceirizar a guarda física.

Outras, por sua vez, ainda ocupam espaços em seu próprio ambiente de trabalho, o que não é recomendado, pois, os documentos ficam mais suscetíveis a serem danificados e gerarem despesas.

Além do mais, chega um momento em que alguns desses conteúdos mantidos já não possuem mais valor ou função e podem ser descartados.

O descarte, porém, deve ser adequado, para que continue a contribuir com a preservação do meio ambiente e, também, promover a racionalização de espaços e colaborar com a redução de custos operacionais.

O descarte de documentos é, portanto, a eliminação de registros que possuíram funcionalidade ou ou utilidade e, agora, já não apresentam valor substancial. 

Como fazer o descarte da maneira correta?

Entende-se, então, a importância de conservar, de maneira organizada e pelo período determinado, as documentações e, assim, evitar problemas decorrentes da perda de informação ou descarte inapropriado.

Nota-se, portanto, como é imprescindível ficar atento à forma pela qual essa exclusão é feita. Afinal, os documentos possuem informações importantes e não podem ser simplesmente jogados no lixo comum.

Aí está a importância de confiar em uma empresa especializada, que faça a eliminação de forma segura e sigilosa, a fim de garantir que todo o material seja destruído.

A digitalização permite a eliminação imediata do original?

Não necessariamente ou imediatamente um documento que foi digitalizado poderá ter sua versão física e original descartada.

A eliminação do documento originário, assim como a cópia digital, dependerá de uma avaliação prévia que definirá o período em que devem ser guardados e sua destinação. É válido ressaltar que há distinção na prática entre os setores público e privado.

Setor público

No setor público, o descarte obedece aos procedimentos previstos em sua legislação arquivística específica, entre os quais se tem: a constituição de comissão permanente de avaliação de documentos, a tabela de temporalidade e destinação e o cumprimento do disposto nas resoluções CONARQ, que regulamentam todo o processo de eliminação.

Setor privado

No setor privado, não há regra geral, mas existem recomendações importantes, como a elaboração de uma tabela de temporalidade e destinação, além da instituição de uma comissão de avaliação de documentos para aplicar padrões e prazos previstos e realizar o acompanhamento da eliminação.

Posso eliminar documentos arquivísticos digitais?

Setor público

A eliminação é precedida pela criação de uma listagem de descarte de documentos, que, após ser aprovada pela instituição arquivística, deve ser publicada e, quando o descarte for feito, lavra-se o termo de eliminação. 

*Importante destacar que se documentos tiverem valor permanente ou histórico não podem ser eliminados, conforme determina a legislação.

Setor privado

Instrui-se a idealização e a aplicação da um tabela de temporalidade e destinação especial para arquivos digitais e que se institua e, de preferência, que o serviço seja realizado, ou ao menos avaliado, por uma empresa especializada.

Como eliminar documentos arquivísticos digitais?

Em ambos os setores, deve-se observar ainda os seguintes critérios:

a) os documentos arquivísticos que estiverem pendentes sob litígio ou investigação não poderão ser destruídos;

b) a eliminação deverá ser realizada de forma a impossibilitar a recuperação posterior de qualquer documento eliminado;

c) todas as cópias dos documentos eliminados, incluindo cópias de segurança e cópias de preservação, independentemente do suporte, deverão ser destruídas.

Não é só arrastar para a lixeira do PC.

Gerir documentos é algo criterioso do início ao fim.

E a DOCTEKA faz isso por você e pela sua empresa.

A Segurança da Informação passou a ter grande importância para as empresas que utilizam tecnologia da informação nos seus processos diários, como apoio para as tomadas de decisão.

Neste sentido, vale pontuar que é muito mais que ter um software antivírus instalado ou utilizar um firewall que impeça o ataque à sua rede de dados corporativa. 

A informação é o bem mais precioso para uma empresa, pois se tornaram a principal fonte para as tomadas de decisão dos gestores. 

Qualquer conteúdo que seja gerado pela empresa por meio de suas operações diárias, seja pelas transações de compra e venda, os registros de atividades dos funcionários ou qualquer outro conteúdo que necessite ser armazenado.

Atualmente, a informação passou a ser gerada na maioria das transações por meios digitais. 

Dessa forma, a segurança da informação existe para conceituar o que pode ser afetado caso ocorram problemas relacionados a perda de acesso, o roubo de dados, a indisponibilidade de serviços e outros eventos que podem interferir no funcionamento das atividades da empresa.

Conceito e segurança da informação

A Segurança da Informação busca garantir a Confidencialidade, a Integridade, a Disponibilidade e a Autenticidade.

• Confidencialidade – garantir que a informação seja acessada somente pelos responsáveis diretos, impedindo que seja divulgado para um usuário, entidade ou processo não autorizado;
• Integridade – garantir que a informação não seja alterada ou excluída sem a devida autorização;
• Disponibilidade – garantir que o acesso aos sistemas, dados e serviços seja realizado somente por usuários ou entidades autorizadas;
• Autenticidade – garantir a identidade de quem está enviando a informação.

Sendo assim, é certo dizer que não diz respeito somente aos sistemas de informação, mas a todo o processo que envolva a pessoas, comunicação, equipamentos de hardware e qualquer outra atividade relacionada ao uso de Tecnologia da Informação pela empresa.

O que diz a Lei de proteção de dados

A Lei Geral de Proteção de Dados (13.709/2018) tem como principal objetivo proteger os direitos fundamentais de liberdade e de privacidade e o livre desenvolvimento da personalidade da pessoa natural. 

Também tem como foco a criação de um cenário de segurança jurídica, com a padronização de regulamentos e práticas para promover a proteção aos dados pessoais de todo cidadão que esteja no Brasil, de acordo com os parâmetros internacionais existentes.

A lei define o que são dados pessoais e explica que alguns deles estão sujeitos a cuidados ainda mais específicos, como os dados pessoais sensíveis e dados pessoais sobre crianças e adolescentes. 

Ainda que todos os dados tratados, tanto no meio físico quanto no digital, estão sujeitos à regulação. 

Além disso, a LGPD estabelece que não importa se a sede de uma organização ou o centro de dados dela estão localizados no Brasil ou no exterior: se há o processamento de informações sobre pessoas, brasileiras ou não, que estão no território nacional, a LGPD deve ser observada. 

A lei autoriza também o compartilhamento de dados pessoais com organismos internacionais e com outros países, desde que observados os requisitos nela estabelecidos. 

Docteka: A empresa de soluções e estratégias tecnológicas

Com mais de 30 anos de experiência no mercado, a Docteka se tornou referência e é uma empresa de tecnologia, com foco e expertise na gestão de documentos físicos e digitais. 

As soluções completas, permitem que cada cliente tenha serviços ajustados às necessidades.

A LGPD permite que a sua empresa tenha um diferencial competitivo no mercado, melhorando a segurança das suas informações e a sua imagem perante aos clientes e a sociedade.

Assim, você garante:

• Consentimento para coleta de dados;
• Segurança das informações coletadas;
• Definição dos seus interesses para a coleta e o armazenamento de informações na sua empresa;
• Exclusão dos Dados quando Solicitada.

Além disso, vale ressaltar que a Docteka é uma empresa que possui, em seu DNA, a inovação e transparência.  

Toda a equipe está focada em desenvolver projetos que realmente se tornem grandes diferenciais empresariais. 

Nós projetamos, avaliamos e justificamos os projetos com soluções tecnológicas, serviços e gestão de processos com um entendimento claro dos benefícios e impactos das soluções. 

A Lei foi sancionada em março de 2018, mas passou a valer em agosto de 2020 – valendo apenas em caráter informativo e educativo. 

Somente em 2021, que as penalidades como multas e sanções puderam ser aplicadas nas empresas que não cumprem as regras. 

A penalidade para violação de direitos dos usuários e de vazamento de dados podem chegar até R$ 50 milhões, dependendo de cada caso. 

Portanto, para evitar multas e demais complicações em decorrência do descumprimento da lei, é fundamental que os gestores fiquem atentos aos desafios que estão por vir. 

Ao longo deste conteúdo, você descobre tudo o que precisa saber sobre o assunto. Boa leitura! 

Principais desafios e oportunidades da LGPD 2022

A partir disso, fica claro que a LGPD 2022 deve ser uma prioridade para as empresas.

Por meio da conformidade com a legislação, é possível contornar os obstáculos impostos pelas normas, melhorar a imagem e reputação junto ao público, se destacar no mercado e ganhar maior competitividade.

A seguir, você consegue compreender melhor os principais desafios da LGPD e como tirar o melhor proveito deles!

Mecanismo de fiscalização

A Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANDP) é responsável por apurar o cumprimento da legislação e verificar as denúncias e montar uma estratégia para fiscalizar as companhias. 

Suporte para pequenas empresas 

A LGPD é uma norma que deve ser aplicada em todos os negócios, independente do porte ou da segmentação de atuação da empresa. 

O objetivo é auxiliar e orientar os negócios a adotarem medidas na coleta, tratamento e uso dos dados, de forma a se manter em conformidade com as normas.

Cultura de proteção de dados

As empresas que entendem a lei não como uma ação pontual e sim como uma mudança de cultura conseguem se beneficiar. 

Isso porque é possível incorporar todos os requisitos da lei na rotina da organização e em todos os processos, conscientizando os colaboradores sobre a importância de tratar os dados pessoais dos usuários de forma adequada.

Ao implementar uma jornada de transformação focada na legislação, fica muito mais fácil visualizar as informações e por onde elas transitam, quais operações e sistemas devem ser atualizados, como melhorar a segurança e como desenvolver uma gestão de riscos, entre outros.

Revisão da implementação

Mesmo que você esteja no início do processo de adequação ou já mais adiantada, é fundamental realizar a revisão de todos os sistemas e operações que utilizam dados pessoais de usuários.

Assim, é possível mapear claramente os dados mais relevantes para o seu negócio e levar em consideração essas informações na hora de atualizar sua política de privacidade, pedindo o consentimento do uso dos mesmos. 

Auditoria e governança

Ainda como desafio e oportunidade da LGPD 2022, não podemos deixar de citar a realização de processos de auditoria e de governança de dados. 

Dessa maneira, as empresas conseguem monitorar continuamente os ambientes de negócios e as cargas de trabalho, bem como a coleta, o armazenamento, o tratamento e o uso das informações. 

Docteka: A empresa de soluções e estratégias tecnológicas

Com mais de 30 anos de experiência no mercado, a Docteka se tornou referência e é uma empresa de tecnologia, com foco e expertise na gestão de documentos físicos e digitais. 

As soluções completas, permitem que cada cliente tenha serviços ajustados às necessidades.

Além disso, vale ressaltar que a Docteka é uma empresa que possui, em seu DNA, a inovação e transparência.  

Toda a equipe está focada em desenvolver projetos que realmente se tornem grandes diferenciais empresariais. 

Nós projetamos, avaliamos e justificamos os projetos com soluções tecnológicas, serviços e gestão de processos com um entendimento claro dos benefícios e impactos das soluções. 

É certo dizer que o volume de documentos cresce de acordo com o desenvolvimento da empresa e ter uma estratégia para a guarda de documentos é fundamental. 

Para tanto, é importante identificar qual o tempo exato para a guarda de cada documento, pois isso impacta diretamente na gestão dos documentos e pode desencadear até mesmo o pagamento de multas. 

Mas, como implementar essa estratégia na sua empresa? Esse é o tópico que iremos abordar a seguir, acompanhe! 

Tabela de temporalidade digital: uma estratégia mais eficiente 

A tabela de temporalidade possibilita que as empresas tenham o controle de cada ciclo de vida dos documentos. 

A meta é que cada área da empresa, independentemente do setor, assim como órgãos governamentais, tenham uma visão ampla de todos os documentos, podendo visualizar com facilidade as especificidades de cada um deles.

Com a correta estratégia de guarda de documentos evita-se o acúmulo desnecessário de papéis e, também, com o risco de se desfazer de algum documento importante, evitando autuações no caso de auditorias ou processos, como no caso de não armazenamento de notas fiscais.

Docteka: A empresa de soluções e estratégias tecnológicas

Com mais de 30 anos de experiência no mercado, a Docteka se tornou referência e é uma empresa de tecnologia, com foco e expertise na gestão de documentos físicos e digitais. 

As soluções completas, permitem que cada cliente tenha serviços ajustados às necessidades.

Além disso, vale ressaltar que a Docteka é uma empresa que possui, em seu DNA, a inovação e transparência.  

Toda a equipe está focada em desenvolver projetos que realmente se tornem grandes diferenciais empresariais. 

Nós projetamos, avaliamos e justificamos os projetos com soluções tecnológicas, serviços e gestão de processos com um entendimento claro dos benefícios e impactos das soluções. 

As primeiras normas de gestão de documentos de arquivo foram a ISO 15489, partes 1 e 2, que se publicaram em 2001, e se adaptaram como normas UNE em 2006.

Na introdução da ISO 30300 e da ISO 30301, estas são reconhecidas como normas fundacionais. A partir delas desenvolveram?se outras normas que abordam diferentes aspetos de controle dos processos de gestão documental.

Precisando de ajuda com a organização das informações em sua empresa? Ligue: 0800-775-3555.

Abaixo apresentamos um exemplo de como organizar o seu acervo, essa forma permitirá a você além de localizar facilmente os seus documentos no futuro você também poderá guardá-los em locais distintos, observado as suas características e composições para uma melhor acomodação e proteção física e ambiental.

Neste exemplo a separação dos documentos será de acordo com o seu suporte e especificidade:

A) documentos textuais, como manuscritos e impressos;

B) documentos encadernados;

C) documentos textuais de grande formato;

D) documentos cartográficos, como mapas e plantas arquitetônicas;

E) documentos iconográficos, como desenhos, gravuras e cartazes;

F) documentos em meio micrográfico; documentos fotográficos;

G) documentos sonoros;

H) documentos cinematográficos;

I) documentos em meios magnéticos e ópticos.

Para os filmes em bases de nitrato e de acetato de celulose devem ser armazenados separadamente, de acordo com sua base e condição de preservação.

Precisando de consultoria ou local para guarda dos seus documentos? Ligue 0800-775-3555

A higienização deve ser feita com cuidado e respeitando o tipo e fragilidade física dos documentos, nesta fase retiram-se dobras, post it, fitas adesivas e quando necessário, utilizando flanelas de algodão retira-se a poeira e de outros resíduos que possam dificultar a leitura futura das suas informações e em alguns casos é adotado a proteção plástica (sacos plásticos) antes de depositar os documentos nas conhecidas caixas do tipo arquivo morto.

Cabe ressaltar que durante o processo de higienização é necessário fazer a desmetalização dos documentos, ou seja, substituir os materiais metálicos oxidáveis por materiais plásticos ou de metal não oxidável.

Para saber mais sobre como cuidar dos seus documentos, ligue 0800-775-3555.

Recomenda-se o monitoramento da temperatura, luminosidade e da umidade do local onde você vai guardar os seus documentos, pois além dos poluentes e raios ultravioletas, os ambientes quentes e úmidos promovem a ocorrência de infestações de insetos e o desenvolvimento de microorganismos, que causam danos aos documentos mesmo dentro das caixas.

Quer saber mais sobre como guardar corretamente os seus documentos? Ligue 0800.775.3555

A pesquisa sugere que muitas empresas superestimam suas habilidades em extrair valor das suas próprias informações. Pensando nisso a Docteka busca atuar desde a fase de definição da estratégica, execução até a implantação de soluções completas e integradas para a correta gestão dos seus documentos e informações. Consulte um dos nossos consultores!