A prática de gerar e guardar documentos vem de longa data. Contudo, o avanço tecnológico tem nos ajudado a deixar de lado o papel e considerar meios mais sustentáveis de armazenamento. 

O que é descarte de documentos?

Com o passar do tempo, as empresas tendem a acumular diversos tipos de documentos e, muitas vezes, terceirizar a guarda física.

Outras, por sua vez, ainda ocupam espaços em seu próprio ambiente de trabalho, o que não é recomendado, pois, os documentos ficam mais suscetíveis a serem danificados e gerarem despesas.

Além do mais, chega um momento em que alguns desses conteúdos mantidos já não possuem mais valor ou função e podem ser descartados.

O descarte, porém, deve ser adequado, para que continue a contribuir com a preservação do meio ambiente e, também, promover a racionalização de espaços e colaborar com a redução de custos operacionais.

O descarte de documentos é, portanto, a eliminação de registros que possuíram funcionalidade ou ou utilidade e, agora, já não apresentam valor substancial. 

Como fazer o descarte da maneira correta?

Entende-se, então, a importância de conservar, de maneira organizada e pelo período determinado, as documentações e, assim, evitar problemas decorrentes da perda de informação ou descarte inapropriado.

Nota-se, portanto, como é imprescindível ficar atento à forma pela qual essa exclusão é feita. Afinal, os documentos possuem informações importantes e não podem ser simplesmente jogados no lixo comum.

Aí está a importância de confiar em uma empresa especializada, que faça a eliminação de forma segura e sigilosa, a fim de garantir que todo o material seja destruído.

A digitalização permite a eliminação imediata do original?

Não necessariamente ou imediatamente um documento que foi digitalizado poderá ter sua versão física e original descartada.

A eliminação do documento originário, assim como a cópia digital, dependerá de uma avaliação prévia que definirá o período em que devem ser guardados e sua destinação. É válido ressaltar que há distinção na prática entre os setores público e privado.

Setor público

No setor público, o descarte obedece aos procedimentos previstos em sua legislação arquivística específica, entre os quais se tem: a constituição de comissão permanente de avaliação de documentos, a tabela de temporalidade e destinação e o cumprimento do disposto nas resoluções CONARQ, que regulamentam todo o processo de eliminação.

Setor privado

No setor privado, não há regra geral, mas existem recomendações importantes, como a elaboração de uma tabela de temporalidade e destinação, além da instituição de uma comissão de avaliação de documentos para aplicar padrões e prazos previstos e realizar o acompanhamento da eliminação.

Posso eliminar documentos arquivísticos digitais?

Setor público

A eliminação é precedida pela criação de uma listagem de descarte de documentos, que, após ser aprovada pela instituição arquivística, deve ser publicada e, quando o descarte for feito, lavra-se o termo de eliminação. 

*Importante destacar que se documentos tiverem valor permanente ou histórico não podem ser eliminados, conforme determina a legislação.

Setor privado

Instrui-se a idealização e a aplicação da um tabela de temporalidade e destinação especial para arquivos digitais e que se institua e, de preferência, que o serviço seja realizado, ou ao menos avaliado, por uma empresa especializada.

Como eliminar documentos arquivísticos digitais?

Em ambos os setores, deve-se observar ainda os seguintes critérios:

a) os documentos arquivísticos que estiverem pendentes sob litígio ou investigação não poderão ser destruídos;

b) a eliminação deverá ser realizada de forma a impossibilitar a recuperação posterior de qualquer documento eliminado;

c) todas as cópias dos documentos eliminados, incluindo cópias de segurança e cópias de preservação, independentemente do suporte, deverão ser destruídas.

Não é só arrastar para a lixeira do PC.

Gerir documentos é algo criterioso do início ao fim.

E a DOCTEKA faz isso por você e pela sua empresa.

A Lei foi sancionada em março de 2018, mas passou a valer em agosto de 2020 – valendo apenas em caráter informativo e educativo. 

Somente em 2021, que as penalidades como multas e sanções puderam ser aplicadas nas empresas que não cumprem as regras. 

A penalidade para violação de direitos dos usuários e de vazamento de dados podem chegar até R$ 50 milhões, dependendo de cada caso. 

Portanto, para evitar multas e demais complicações em decorrência do descumprimento da lei, é fundamental que os gestores fiquem atentos aos desafios que estão por vir. 

Ao longo deste conteúdo, você descobre tudo o que precisa saber sobre o assunto. Boa leitura! 

Principais desafios e oportunidades da LGPD 2022

A partir disso, fica claro que a LGPD 2022 deve ser uma prioridade para as empresas.

Por meio da conformidade com a legislação, é possível contornar os obstáculos impostos pelas normas, melhorar a imagem e reputação junto ao público, se destacar no mercado e ganhar maior competitividade.

A seguir, você consegue compreender melhor os principais desafios da LGPD e como tirar o melhor proveito deles!

Mecanismo de fiscalização

A Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANDP) é responsável por apurar o cumprimento da legislação e verificar as denúncias e montar uma estratégia para fiscalizar as companhias. 

Suporte para pequenas empresas 

A LGPD é uma norma que deve ser aplicada em todos os negócios, independente do porte ou da segmentação de atuação da empresa. 

O objetivo é auxiliar e orientar os negócios a adotarem medidas na coleta, tratamento e uso dos dados, de forma a se manter em conformidade com as normas.

Cultura de proteção de dados

As empresas que entendem a lei não como uma ação pontual e sim como uma mudança de cultura conseguem se beneficiar. 

Isso porque é possível incorporar todos os requisitos da lei na rotina da organização e em todos os processos, conscientizando os colaboradores sobre a importância de tratar os dados pessoais dos usuários de forma adequada.

Ao implementar uma jornada de transformação focada na legislação, fica muito mais fácil visualizar as informações e por onde elas transitam, quais operações e sistemas devem ser atualizados, como melhorar a segurança e como desenvolver uma gestão de riscos, entre outros.

Revisão da implementação

Mesmo que você esteja no início do processo de adequação ou já mais adiantada, é fundamental realizar a revisão de todos os sistemas e operações que utilizam dados pessoais de usuários.

Assim, é possível mapear claramente os dados mais relevantes para o seu negócio e levar em consideração essas informações na hora de atualizar sua política de privacidade, pedindo o consentimento do uso dos mesmos. 

Auditoria e governança

Ainda como desafio e oportunidade da LGPD 2022, não podemos deixar de citar a realização de processos de auditoria e de governança de dados. 

Dessa maneira, as empresas conseguem monitorar continuamente os ambientes de negócios e as cargas de trabalho, bem como a coleta, o armazenamento, o tratamento e o uso das informações. 

Docteka: A empresa de soluções e estratégias tecnológicas

Com mais de 30 anos de experiência no mercado, a Docteka se tornou referência e é uma empresa de tecnologia, com foco e expertise na gestão de documentos físicos e digitais. 

As soluções completas, permitem que cada cliente tenha serviços ajustados às necessidades.

Além disso, vale ressaltar que a Docteka é uma empresa que possui, em seu DNA, a inovação e transparência.  

Toda a equipe está focada em desenvolver projetos que realmente se tornem grandes diferenciais empresariais. 

Nós projetamos, avaliamos e justificamos os projetos com soluções tecnológicas, serviços e gestão de processos com um entendimento claro dos benefícios e impactos das soluções. 

A pandemia mundial da Covid-19 mostrou que está mais do que na hora das empresas se reinventarem e nesse sentido a tecnologia se tornou uma grande aliada. 

Com o isolamento social, os trabalhadores tiveram que abandonar os escritórios e os processos se transformaram remotos. 

Embora os processos empresariais tenham sido moldados em torno de papéis, estamos em uma nova era, que mostra que os documentos físicos estão ficando cada vez mais para trás. 

Mas, o que irá substituir os documentos em papel? Continue a leitura e descubra! 

O que é Drip

O DRIP cria um processo digital cada vez mais automatizado para transformar a gestão de registros. 

Dessa maneira, com registros digitais, é possível acessá-los de qualquer lugar, além de dar mais um passo para a integração de sistemas e processos.

Como a maioria dos sistemas é projetado para realizar uma função específica, o gerenciamento de registros acaba ficando em segundo plano. 

Com a integração de sistemas e processos, essa função é transferida para um sistema especializado e criado para realizar a gestão de documentos de forma mais eficiente.

Se adequando às novas práticas

A melhor maneira para se adequar às novas práticas de digitalização é colocando os processos em prática. 

Para tanto, é fundamental que se diminua ao máximo o uso do papel no fluxo de trabalho. Sendo assim, o ideal é que os responsáveis digitalizem o documento assim que ele for recebido. 

Dessa forma, os profissionais terão acesso imediatamente ao documento, mas de maneira digital. 

No entanto, é importante ressaltar que os documentos podem existir no mundo físico, mas é preciso compreender que para ter uma transformação digital, é importante que haja essa mudança  e priorização. 

 A transformação para uma nova realidade

Como dito anteriormente, o isolamento social mostrou que há uma necessidade de se adequar os processos com tecnologia. 

Se o modelo tradicional de gestão de documentos baseava-se em um escritório onde se gerava, acumulava, distribuía e confiava no papel, hoje, com uma parte razoável da força de trabalho trabalhando em casa, todo esse conteúdo precisa estar disponível no momento necessário.

Porém, existem alguns elementos que podem se tornar críticos ao migrar de um programa híbrido de gestão de documentos para o DRIP, um processo totalmente digital. 

Podems destacar que o primeiro desafio é que o registro digital deve se tornar o registro oficial e assim, deixar de lado a ideia de que os documentos eletrônicos são uma cópia.

Para tanto, exige uma mudança de cultura organizacional, afinal, com raras exceções, diversas esferas públicas e privadas já reconhecem o registro eletrônico como oficial, sem que seja necessário manter sua versão física.

Além disso, a maioria dos processos de informação mais atualizados geram um original digital completo com autenticação, que pode ser uma assinatura digital.

Portanto, o objetivo é criar e reter documentos em formato digital usando bancos de documentos bem administrados. 

Por que a Docteka e não outra empresa de soluções? 

Com mais de 30 anos de experiência no mercado, a Docteka se tornou referência e é uma empresa de tecnologia, com foco e expertise na gestão de documentos físicos e digitais. 

As soluções completas, permitem que cada cliente tenha serviços ajustados às necessidades.

Além disso, vale ressaltar que a Docteka é uma empresa que possui, em seu DNA, a inovação e transparência.  

Toda a equipe está focada em desenvolver projetos que realmente se tornem grandes diferenciais empresariais. 

Nós projetamos, avaliamos e justificamos os projetos com soluções tecnológicas, serviços e gestão de processos com um entendimento claro dos benefícios e impactos das soluções. 

A Docteka é referência quando se trata de integração entre Tecnologia, Gestão de Processos e Pessoas. 

Aqui, você encontra uma equipe altamente comprometida e prontas para superar desafios com qualidade e eficiência do seu projeto.

Tornar os processos empresariais mais fáceis e ágeis é fundamental para economizar tempo e garantir o cumprimento dos prazos. 

Mas, como fazer isso com tantas demandas importantes? A resposta é simples: conte com uma empresa que apresente soluções tecnológicas.

Neste sentido, você deve conhecer a Docteka. A seguir, você irá conhecer os principais serviços que podem facilitar o dia a dia de toda a equipe. Veja:

Soluções tecnológicas e sistemas

Com diversas tecnologias, a Docteka é essencial para apoiar na gestão das informações e documentos. 

Empresários, administradores e gestores podem contar com: 

• Gestão de documentos;
• Assinatura eletrônica digital;
• Sistema RH Digital;
• Extrator de textos OCR;
• Reconhecimento facial; 
• Reconhecimento de fala. 

Soluções em Serviços e Gestão

Serviços personalizados para a gestão dos processos e na terceirização de mão de obra.

• Gestão de processos, formalização e BPO;
• Tecnologia da informação e suporte Help Desk;
• Logística e mensageria documental;
• LGPD adequação dos documentos e informações; 
• Consultoria em indicadores de gestão e Power BI.

Guarda de Documentos e Mídias

Na Docteka , com o serviço de guarda dos documentos e mídias em galpões, você encontra uma solução com padrão Internacional de Construção e Segurança Armada 24×7.

Além disso, pode contar com serviços seguros de: 

• Guarda física e digital de documentos e mídias;
• Transformação digital e digitalização;
• Destruição de documentos e mídias;
• Infraestrutura e unidades de armazenamento.

Por que a Docteka e não outra empresa de soluções? 

Com mais de 30 anos de experiência no mercado, a Docteka se tornou referência e é uma empresa de tecnologia, com foco e expertise na gestão de documentos físicos e digitais. 

As soluções completas, permitem que cada cliente tenha serviços ajustados às necessidades.

Além disso, vale ressaltar que a Docteka é uma empresa que possui, em seu DNA, a inovação e transparência.  

Toda a equipe está focada em desenvolver projetos que realmente se tornem grandes diferenciais empresariais. 

Nós projetamos, avaliamos e justificamos os projetos com soluções tecnológicas, serviços e gestão de processos com um entendimento claro dos benefícios e impactos das soluções. 

Somente na Docteka a empresa tem integração entre Tecnologia, Gestão de Processos e Pessoas altamente comprometidas e prontas para superar desafios com qualidade e eficiência do seu projeto.

Está pronto para iniciar o projeto?

Agora que você já sabe como uma empresa de soluções tecnológicas como a Docteka pode te auxiliar, você já está pronto para iniciar o seu projeto! 

Entrando em contato com a equipe da Docteka, você conta com o auxílio de profisisonais experientes que te orientarão e te ajudarão a descobrir qual a melhor solução para o seu negócio. 

Aqui, você escolhe o plano de acordo com as suas necessidades! Traga o seu desafio para a nossa equipe. 

Dúvidas acesse: https://www.gov.br/pt-br/temas/perguntas-frequentes-carteira-de-trabalho-digital

#transformacaodigital #rhdigital #docteka

Basicamente a lei desobriga a manutenção de prontuários físicos dos pacientes, permitindo que o setor da saúde entre efetivamente na era digital.

Com a edição dessa lei o Brasil poderá efetivamente caminhar em direção a um prontuário eletrônico eficiente e integrado de cada cidadão, reduzindo custos e tornando o serviço de saúde mais rápido e eficiente.

Dúvidas ligue: 0800-775-3555 ou acesse docteka.com

“[…] Considera-se acervo acadêmico o conjunto de documentos produzidos e recebidos por instituições públicas ou privadas que ofertam educação superior, pertencentes ao sistema federal de ensino, referentes à vida acadêmica dos estudantes e necessários para comprovar seus estudos”.

Com isso, as Instituições de Ensino Superior tem até abril de 2020 para implementar o acervo acadêmico digital.

Quais os requisitos que o sistema de gerenciamento de documentos deve ter:

Capacidade de utilizar e gerenciar base de dados adequada para a preservação do acervo acadêmico digital;

Oferecer segurança e condições de armazenamento seguro e protegido dos documentos acadêmicos através dos meios digitais.

Uma forma de indexação que permita a pronta recuperação do acervo acadêmico digital;
Oferecer fácil localização dos documentos, independente do seu volume ou extensão, de forma intuitiva, com linguagem simples e aderente as atividades do dia a dia.

Um método de reprodução do acervo acadêmico digital que garanta a sua segurança e preservação;
Garantir métodos simples de garantia da segurança da informação e boa conservação dos documentos acadêmicos.

Utilização de certificação digital padrão ICP-Brasil, conforme disciplinada em lei, pelos responsáveis pela mantenedora e sua mantida, para garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica do acervo.

Para maiores informações sobre este novo decreto e como migrar o seu acervo académico de físico para digital, ligue: 0800-775-3555.